Ministerstvo vnitra, odbor strategického rozvoje a koordinace veřejné správy vydal v roce 2020 dokument pod názvem Úřad 21. století. Tento dokument vznikl v rámci projektu Strategického rámce rozvoje veřejné správy ČR. Z dokumentu mohou čerpat informace jak velká města, tak i malé obce.
Je skvělé, že se volání po změně dostalo již na ty nejvyšší příčky byrokracie. Když se v dokumentu od ministerstva vnitra dočteme, že “úředník v první linii by neměl být byrokrat, ale spíše reprezentant - poradce veřejné správy, který je zde pro klienta” tak už je skoro čas slavit. Nejlepší oslava by podle mě vypadala tak, že i ty nejmenší úřady se obrátí k navrhované změně s otevřenou náručí.
Pružnost, jakou se obecní úřady přizpůsobují době záleží samozřejmě na velikosti obce. Větší úřady, které mají větší agendu, jsou např. v digitalizaci, využívání chytrých technologií apod. samozřejmě rychlejší. Vynechme tedy změny, které se týkají chytrých aplikací a virtuálního a úřadu a zaměřme se na lidskou stránku úřadu:
Dle statistik chodí denně na Facebook 77 % české internetové populace, roste návštěvnost Instagramu, oblibě se těší také YouTube.
Úřad 21. století by se měl - mimo jiné - věnovat sebeprezentaci, tedy budování značky obce (nikoliv osobní značky starosty nebo zastupitelstva).
Pokud má obec kapacitu pro správu sociálních sítí, měla by se řídit základními principy o službě takové sítě občanům. Sociální sítě slouží právě k propojení občanů a je to prostor, kde se občané mezi sebou a s představiteli obce setkávají a diskutují, sdílí zážitky a nápady. Nejde jen o jednostranné sdílení. Dle dokumentu MV:
"Na Facebooku je důležitá práce s komunitou, kterou nemůžeme ignorovat. Naopak bychom měli reagovat na jejich podněty a nabízet jim obsah, který je zajímá”.... "správné vedení facebookového profilu vyžaduje hodně času, ale potenciální přínosy jsou nenahraditelné”.
Jako vhodný doplněk komunikace se doporučuje na webových stránkách on-line chat, který slouží jako občanská podpora.
YouTube naopak může sloužit ke sdílení videí, které jsou obsáhlejší. Např. přímý přenos zasedání zastupitelstva nebo jeho záznam může být na YouTube k dispozici, i když občan nemá čas nebo možnost se zasedání přímo zúčastnit.
Co se týká webových stránek obce, občané by se měli na stránkách rychle zorientovat a za pár kliknutí najít, co potřebují. Je třeba pracovat na přehlednosti, jednoduchosti a uživatelnosti webových stránek, včetně jejich pravidelné aktualizace.
Být otevřený a transparentní. Nebát se inovace.
- Smyslem práce zastupitelů obce a úřadu by mělo být vyřešit úřední věc k plné spokojenosti občana.
- Být otevřený a přátelský v komunikaci s občany a využívat k tomu všechny možné prostředky.
- Konat z pozice poradce a zastupitele, ne z pozice moci.
- Nebrat si věci osobně, jde o věci obecní.
- Vyslechnout si se zájmem přání občanů a jejich nápady, být přívětivý.
- Nacházet řešení, nehledat jen překážky, ale způsob, jak je odstranit.
- Podněcovat občany, kteří s nápadem přijdou, aby se podíleli na jejich realizaci. Motivovat je, aby přišli s návrhem řešení a pomoci při jeho hledání.
- Inspirovat se v obcích, kde jsou zajímavé příklady “dobré praxe”.
- Nemít patent na rozum a nebát se neznámých věcí.
- Přizvat k řešení odborníky a vzdělávat se.
- Zjednodušit úřední jazyk a komunikovat nanejvýš srozumitelně.
- Využívat všech dostupných kanálů, jak s občany komunikovat (email, sms, web, sociální sítě) a hledat další.
- Zveřejňovat zápisy a usnesení, zveřejňovat předem kompletní podklady pro jednání před zasedáním, publikovat záznamy o hlasování, mít transparentní účet.
- Zjistit a realizovat možnosti efektivního využití zpětné vazby od občanů.
Určitě to není vše, ale je to první krok, jak zapojit občany do chodu a rozvoje obce a stát se tak úřadem 21. století. Více inspirace najdete zde »