Na koordinování prací 9 zastupitelů, dalších spolupracovníků a zaměstnanců nestačí diář nebo schůzka jednou týdně.
Jednoduchý, efektivní online systém pomůže starostovi a zastupitelům mít přehled nad řízením
a kontrolou stavu projektů, prací a řešení problémů. Systém by měl primárně umožnit jednoduše práci delegovat a komunikovat s ostatními. Tím se významně zrychlí a usnadní práce všech. Do systému se navíc mohou zapojit i lidé mimo zastupitelstvo.
Všichni zastupitelé a jejich spolupracovníci budou mít přístup do společného online systému, který si budou moci nastavit podle svých preferencí.
V systému budou moci plnit, vytvářet, delegovat nebo řídit projekty či jednotlivé úkoly. Budou moci vykazovat svoji práci, vzájemně pružně komunikovat a to třeba jen s lidmi, kterých se to týká.
JAKÝ systém používat?
Udělal jsem průzkum několika platforem, které se nabízejí. Světové platformy jako Basecamp, Monday.com, Asana či Notion jsou možná výkonnější, ale nenabízejí ryze české prostředí a podporu. Z českých platforem jsem prozkoumal následující:
Aptien je příliš robustní a komplikovaný. Flowii je příliš zastaralé a nemoderní. Freelo se celkem hrdě staví i proti světové konkurenci a umí většinu věcí, které potřebujeme (time tracking, plánovací kalendář, rozpočty, náklady, atd.)
1) Instalace zkušební verze
Nainstaluji si zkušební verzi aplikace Freelo a nastavím základní parametry pro potřeby obce.
2) Workshop zastupitelů 60 minut
Společně se všemi zastupiteli naplánujeme a zvážíme, jak Freelo co nejlépe používat. Jeden z prvních úkolů bude seznámit se s aplikací.
3) Příprava instruktážních videí 4x15 minut
Jakmile se do systému přihlásí pár lidí, připravím na míru několik jednoduchých instruktážních videí, které budou uloženy přímo ve Freelo, a které by si měli uživatelé projít, aby se pro ně práce s aplikací stala intuitivní.
4) Revize fungování aplikace 60 minut
Po 3 měsících bychom už mohli vědět, které věci jsme nastavili zbytečně, které nástroje nám chybí a jak zlepšit produktivitu ve Freelo.
Náklady na provoz
Plná verze Freelo Team stojí cca 1.800 Kč bez DPH měsíčně. Je potřeba držet limit 30 lidí.
Úvodní workshop, revizní workshop i instruktážní videa provedu pro obec ZDARMA.